Lohnbuchhaltung Schweiz 2026: Pflichtangaben, Lohnausweis und Software

Pflichtangaben auf dem Lohnzettel: vollständige Liste

Pflichtangabe	Gesetzliche Grundlage	Bemerkungen
Bruttolohn (inkl. aller Lohnbestandteile)	OR Art. 323b	13. Monatslohn, Boni, Zulagen separat aufführen
AHV/IV/EO Arbeitnehmeranteil (5.3%+0.7%+0.25%)	AHVG Art. 5	Kein Höchstbetrag
ALV Arbeitnehmeranteil (1.1% bis CHF 148,200)	AVIG Art. 2	Solidaritätsbeitrag 0.5% auf Lohn über CHF 148,200
NBU (Nichtberufsunfallversicherung)	UVG Art. 91	Prämie je nach Insurer; Arbeitnehmer zahlt NBU, Arbeitgeber BU
BVG/LPP Arbeitnehmeranteil	BVG Art. 66	Altersabhängig: 25-34: 3.5%, 35-44: 5%, 45-54: 7.5%, 55-64: 9%
Quellensteuer (QST)	DBG Art. 83-100	Nur bei B/G/L/F-Permits und Lohn unter CHF 120,000/Jahr
Nettolohn	OR Art. 323b	Pflichtangabe; ohne Nettolohn ist Lohnzettel anfechtbar
Spesenvergütungen (steuerfrei oder steuerpflichtig)	Kreisschreiben ESTV Nr. 25	Effektive Spesen vs. Pauschalspesen (mit genehmigtem Spesenreglement)

Der Lohnausweis (Formular 11): Prozess und Fristen

Der Lohnausweis ist das standardisierte Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Arbeitgeber müssen ihn jährlich bis Ende Januar für das Vorjahr ausstellen. Er fasst alle Lohnbestandteile, Nebenleistungen (Bonus, Dienstauto-Privatanteil, Naturallohn) und Spesenvergütungen zusammen. Arbeitnehmende reichen ihn mit der Steuererklärung ein; Steuerbehörden prüfen ihn auf Plausibilität.

Wichtigste Sonderpositionen auf dem Lohnausweis:

• Ziffer 2.1/2.2: Regelmässige Entschädigungen (13. Monatslohn, Kinderzulagen)
• Ziffer 3: Unregelmässige Leistungen (Boni, Gratifikationen)
• Ziffer 7: Nebenleistungen (Firmenwagen 0.9%/Monat, Naturalleistungen)
• Ziffer 13: Spesenvergütungen (effektive Spesen: steuerfrei; Pauschalspesen: nur mit genehmigtem Spesenreglement steuerfrei)
• Ziffer 15: Vorsorgebeiträge (BVG-Abzüge, Säule 3a durch Arbeitgeber)

Falsche Angaben im Lohnausweis gelten als Steuerbetrug und sind strafrechtlich relevant. Ein vergessener Firmenwagen-Privatanteil oder ein nicht deklarierter Bonus können zu Nachveranlagungen plus Verzugszinsen (5% p.a.) führen.

Lohnbuchhaltungs-Software für Schweizer KMU: Vergleich

Software	Zielgruppe	Stärken	Preis (ca.)
Abacus Lohn	KMU bis Grossbetrieb	Schweizer Marktführer, vollständige AHV/ALV/BVG-Integration, Lohnausweis-Export automatisch	CHF 800-3,000/Jahr je Modul
Sage Lohnbuchhaltung (50/200)	KMU 10-500 MA	Gute FIBU-Integration, EasySwiss-Schnittstelle, Schweizer Sozialversicherung aktuell	CHF 500-2,500/Jahr
Bexio	Kleinstunternehmen, Einzelfirmen	Cloud-basiert, günstig, MWST-konform, beschränkte Lohnfunktion	CHF 49-199/Monat
SAP HCM / SuccessFactors	Grossunternehmen	Vollständige HR-Integration, globale Konzernstrukturen	Projektbasis (CHF 100k+)
Proffix	KMU Schweiz	Günstig, Schweizer Funktionen, gute Benutzeroberfläche	CHF 300-1,500/Jahr
Microsoft Dynamics 365 Payroll	Mittlere Unternehmen	ERP-Integration, anpassbar, weniger CH-spezifisch out-of-the-box	Projektbasis

Lohntransparenz und GlG-Pflichten

Das revidierte Gleichstellungsgesetz (GlG) verpflichtet Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden seit 2021 zur Lohngleichheitsanalyse. Arbeitnehmende haben das Recht, nach der Analyse informiert zu werden. Eine individuelle Lohntransparenz (Auskunft über Lohnbänder) ist in der Schweiz noch nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber in GAV bestimmter Branchen (Bau, Reinigung) verankert. Die EU-Lohntransparenzrichtlinie 2026 dürfte langfristig auch Schweizer Unternehmen mit EU-Tochtergesellschaften betreffen.

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Häufige Fragen

Wie lange muss der Arbeitgeber Lohnunterlagen aufbewahren?

Lohnabrechnungen und Lohnausweise müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Arbeitnehmende sollten ebenfalls eigene Kopien aufbewahren, auch digital (als PDF).

Was ist der Privatanteil Firmenwagen auf dem Lohnausweis?

Wenn der Arbeitgeber einen Firmenwagen auch zur Privatnutzung überlässt, wird ein Privatanteil von 0.9% des Fahrzeugkaufpreises pro Monat auf dem Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert. Er ist AHV-, ALV- und einkommenssteuerpflichtig. Beispiel: Fahrzeug CHF 60,000 Kaufpreis = CHF 540/Monat Privatanteil auf dem Lohnausweis.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber keinen Lohnausweis ausstellt?

Der Arbeitnehmer kann den Lohnausweis zivilrechtlich einfordern. Ohne Lohnausweis schätzen Steuerbehörden den steuerbaren Lohn ermessungsweise, oft ungünstig für den Arbeitnehmenden. Bei systematischer Nicht-Ausstellung kann das kantonale Steueramt den Arbeitgeber bussen.

Müssen Pauschalspesen auf dem Lohnausweis erscheinen?

Ja, aber nur wenn das Pauschalspesen-Reglement vom kantonalen Steueramt genehmigt wurde. Ohne genehmigtes Spesenreglement gelten Pauschalspesen als steuerpflichtiger Lohn und müssen im Bruttolohn aufgeführt werden. Die meisten Kantone haben Online-Genehmigungsverfahren für Spesenreglements.